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FAQ’s

1. O que se entende por Rede Portuguesa de Arquivos (RPA)?

A RPA corresponde a um conjunto de entidades detentoras que fun­cionam de modo integrado e articulado, motivadas por expetativas e interesses mútuos, na prossecução de objetivos comuns.

Tais objetivos passam pela vontade de partilhar informação e tornar acessíveis conteúdos de arquivo, organizados numa rede.

2. O que se pretende com a implementação de uma RPA?

Pretende-se:

3. A quem se destina uma RPA?

O público-alvo da RPA é constituído pelo cidadão português e europeu, mas também pelo cidadão do mundo, com particular destaque para os países da CPLP.

Os conteúdos da RPA serão igualmente disponibilizados no âmbito das redes de informação EUROPEANA e APEx.

4. Quais os princípios pelos quais se rege a RPA?

A RPA rege-se pelos seguintes princípios:

     1. Integração estrutural;

     2. Neutralidade;

     3. Interoperabilidade:

     4. Pesquisa inter-repositórios;

     5. Acessibilidade;

     6. Qualidade.

Para obter informação detalhada sobre cada um deles, consulte Princípios orientadores da RPA.

5. Que entidades podem aderir à RPA?

Podem aderir à RPA quaisquer entidades produtoras, públicas ou privadas, que produzam, acumulem, conservem e utilizem documentos de arquivo, no decurso da sua atividade. Entende-se por entidades produtoras não só as instituições ou serviços de arquivo, mas também os produtores de documentação ativos que detenham informação de arquivo, inde­pendentemente da sua idade ou suporte.

A presença de um sistema de arquivo é a condição de base que viabiliza a inclusão de um organismo na RPA. São igualmente condições prévias à adesão o cumprimento de um conjunto de requisitos.

Para obter informação detalhada sobre este ponto consulte a rubrica Aderir à RPA.

6. A RPA contempla apenas entidades portuguesas?

Numa perspetiva multinacional a RPA poderá vir a integrar entidades não portuguesas, nomeadamente as dos países da CPLP.

7. Quais os efeitos da adesão à RPA?

Os efeitos imediatos da adesão plena à RPA são:

Há ainda a considerar os efeitos que decorrem da integração numa estrutura de informação com os objetivos da RPA.

8. Quais são os requisitos pre-definidos para a adesão à RPA?

A adesão plena à RPA pressupõe o cumprimento de quatro tipos de requisitos:

     1. Administrativos: as entidades aderentes devem dispor de autono­mia adminis­trativa. Caso tal não se verifique, a adesão poderá ser solicitada pela respetiva entidade de tutela.

     2. Acesso: a presença de um sistema de arquivo é o requisito de base. As entidades aderentes devem disponibili­zar, através da RPA, recursos de informação arquivística de acesso livre. A quantidade, o tipo e a qualidade dos conteúdos fica ao inteiro crité­rio e é da inteira responsabilidade das entidades aderentes.

     3. Técnicos: materializados na descrição da documentação, que deve respeitar um conjunto de normas pré definidas.

     4. Funcionais: com o objetivo de assegurar o funcionamento de um portal de pesquisa e localização de recursos a partir da RPA, que funciona como ponto agregador de acesso aos recursos arquivísticos disponibilizados pelas entidades aderen­tes, é obrigatório que estas disponham de uma implementação do protocolo OAI-PMH.

Para obter informação detalhada sobre cada um deles, consulte a rubrica Regulamento da RPA.

9. Quais a s normas e as orientações a considerar por uma entidade que pretenda aderir à RPA?

A este respeito, consulte-se o Regulamento da RPA, ponto 5.3. Requisitos técnicos.

10. Existem outros tipos de adesão à RPA, para além da plena?

Existe a possibilidade de uma fase de pré adesão, de duração variável, durante a qual a entidade que pretende integrar a rede desenvolve trabalho para obter as condições requeridas.

11. Foi prevista a possibilidade de uma entidade que pretenda aderir à RPA solicitar apoio ao órgão de coordenação para a obtenção das condições requeridas?

Sim. As entidades que assim o desejem podem solicitar apoio técnico ao órgão de coordenação, mas apenas para a implementação dos requisitos técnicos.

O órgão coordenador não se responsabiliza pelo fornecimento de nenhum tipo de consultoria informática às entidades aderentes para o cumprimento de requisitos mínimos de adesão.

12. Quais as obrigações das entidades aderentes à RPA?

São obrigações das entidades aderentes:

     a) Contribuir ativamente para a melhoria da RPA, através da disponibilização e partilha de recursos de informação arquivística de acesso livre;

     b) Respeitar os requisitos administrativos, de acesso, técnicos e funcionais de adesão à RPA, cons­tantes do respetivo Regulamento;

     c) Contribuir para o cumprimento dos objetivos, atividades e estratégias definidos no âmbito da RPA;

     d) Implementar as medidas tecnológicas indispensáveis para permitir a agregação da metainformação dos seus repositórios pelo PPA;

     e) Assegurar que a informação por si disponibilizada no âmbito do PPA e, através dele, no Portal Europeu de Arquivos e na Europeana, respeita as limitações decorrentes da legislação, regulamentação e acordos aplicáveis.

13. Quais os direitos das entidades aderentes à RPA?

São direitos das entidades aderentes:

     a) Integrar a lista pública, sistematizada e atualizada, das entidades aderentes à RPA, ou qualquer outra estrutura de informação específica a criada para o efeito, da responsabilidade do órgão de coordenação, difun­dida no sítio web da RPA ou do FNAA, com a finalidade de as promover, facultar e potenciar o acesso à informação arquivística que disponibilizam;

     b) Aceder e usufruir dos serviços disponibilizados pela RPA;

14. Qual a entidade que tem a seu cargo a coordenação da RPA?

A entidade que coordena a RPA é a Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas (DGLAB).

15. Quais as obrigações da entidade que funciona como órgão de coordenação da RPA?

O órgão de coordenação tem como funções, no âmbito da rede:

     a) Definir de forma clara e transparente os objetivos da RPA e assegurar a sua divulgação, tendo em vista o seu cumprimento;

     b) Definir estratégias e atividades a adotar pela RPA;

     c) Assegurar as revisões e atualizações periódicas do seu Regulamento;

     d) Assegurar a avaliação de propostas de adesão de potenciais aderentes;

     e) Assegurar o esclarecimento quanto à melhor forma de implementação dos requisitos de adesão por parte de potenciais aderentes;

     f) Assegurar a verificação do cumprimento dos requisitos de adesão por parte dos aderen­tes;

     g) Assegurar a manutenção técnica da rede;

     h) Captar verbas destinadas a operações de manutenção da rede.

     i) Assegurar o equilíbrio entre os interesses e expetativas dos aderentes e dos utilizadores em geral;

     j) Garantir a identificação dos recursos de informação arquivística disponibilizados com as respetivas entidades aderentes que os disponibilizam;

     k) Garantir que, em caso de cancelamento da adesão, esta se efetiva num prazo de trinta dias, o que implica que a ex-entidade aderente seja eliminada do diretório de entidades aderentes e que os dados por ela disponibilizados sejam eliminados do PPA;

     l) Procurar utilizar sistemas bilaterais de garantia e salvaguarda dos recursos de informação arquivística e apostar na construção de mecanismos normalizadores.

16. Como se pode dar início ao processo de adesão à RPA?

O processo de adesão tem início com o preenchimento de formulário de adesão, dirigido ao órgão de coordenação da rede. O mesmo deve ser preenchido e remetido, via e-mail, para o endereço nele indicado.

17. Quais os passos que se seguem para tornar efetiva a adesão?

    1. Pedido de adesão à RPA, por parte da entidade requerente;

    2. Análise do processo de adesão e elaboração e comunicação, por parte do órgão de coordenação da RPA, do relatório técnico ao requerente;

    3. Ações a desenvolver quando a entidade requerente cumpre os requisitos míni­mos para a adesão;

    4. Ações a desenvolver quando a entidade requerente não cumpre os requisitos mínimos para a adesão e aceita a implementação das recomendações do órgão de coordenação da RPA.

    5. Ações a desenvolver quando a entidade requerente não cumpre os requisitos mínimos de adesão e não aceita ou não tem possibilidades de implementar as recomendações.

Para obter informação detalhada sobre cada um deles, consulte a rubrica Aderir à RPA.

18. Quais os conteúdos acessíveis através da RPA?

As entidades informacionais, sobre as quais será criada, gerida e disponibilizada informação, decorrerão da interação do órgão de coordenação da rede com o conjunto das entidades aderentes. Destacam-se as seguintes:

     1. Repositórios de informação arquivística pertencentes às entidades aderentes;

     2. Repositório nacional de informação relativa a autoridades arquivísticas: entidades produtoras, detentoras e aderentes;

     3. Registo patrimonial de classificação;

     4. Recursos externos;

     5. Relações internas, quando estabelecidas entre as entidades do repositório nacional de informação relativa a autoridades arquivísticas; relações externas, quando estabelecidas entre elas e os recursos informativos de outros repositórios.

 

 

 

 

 

 

 

Diagrama representativo dos conteúdos que constituem a RPA e da forma como se articulam entre si, bem como com outros recursos externos.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Para obter informação detalhada sobre cada um deles, consulte Conteúdos da RPA.

19. Quais os principais serviços disponibilizados através da RPA?

No âmbito da RPA são disponibilizados diferentes tipos de serviços:

 

 

 

 

 

 

 

Diagrama representativo dos serviços que correspondem aos
requisitos funcionais da RPA / PPA e sua articulação.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

20. Os serviços disponibilizados na RPA são pagos?

Os serviços prestados no âmbito da RPA poderão ser cobrados de acordo com uma tabela pré-definida. No caso de serviços fornecidos especificamente por entidades aderentes, a responsabilidade de cobrança e a respetiva tabela incide exclusivamente sobre essas entidades.

21. Quem é responsável pela qualidade dos serviços e dos produtos disponibilizados na RPA?

São responsáveis as entidades que os disponibilizam.

Última Actualização: 10 de Agosto de 2017