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FAQ’s

1. O que se entende por Rede Portuguesa de Arquivos (RPA)?

A RPA corresponde a um conjunto de entidades detentoras que fun­cionam de modo integrado e articulado, motivadas por expetativas e interesses mútuos, na prossecução de objetivos comuns.

Tais objetivos passam pela vontade de partilhar informação e tornar acessíveis conteúdos de arquivo, organizados numa rede.

2. O que se pretende com a implementação de uma RPA?

Pretende-se:

3. A quem se destina uma RPA?

O público-alvo da RPA é constituído pelo cidadão português e europeu, mas também pelo cidadão do mundo, com particular destaque para os países da CPLP.

Os conteúdos da RPA serão igualmente disponibilizados no âmbito das redes de informação EUROPEANA e APEx.

4. Quais os princípios pelos quais se rege a RPA?

A RPA rege-se pelos seguintes princípios:

     1.    Integração estrutural;

     2.    Neutralidade;

     3.    Interoperabilidade:

     4.    Pesquisa inter-repositórios;

     5.    Acessibilidade;

     6.    Qualidade.

Para obter informação detalhada sobre cada um deles, consulte Princípios orientadores da RPA.

5. Que entidades podem aderir à RPA?

Podem aderir à RPA quaisquer entidades produtoras, públicas ou privadas, que produzam, acumulem, conservem e utilizem documentos de arquivo, no decurso da sua atividade. Entende-se por entidades produtoras não só as instituições ou serviços de arquivo, mas também os produtores de documentação ativos que detenham informação de arquivo, inde­pendentemente da sua idade ou suporte.

A presença de um sistema de arquivo é a condição de base que viabiliza a inclusão de um organismo na RPA. São igualmente condições prévias à adesão o cumprimento de um conjunto de requisitos.

Para obter informação detalhada sobre este ponto consulte a rubrica Aderir à RPA.

6. A RPA contempla apenas entidades portuguesas?

Numa perspetiva multinacional a RPA poderá vir a integrar entidades não portuguesas, nomeadamente as dos países da CPLP.

7. Quais os efeitos da adesão à RPA?

Os efeitos imediatos da adesão plena à RPA são:

Há ainda a considerar os efeitos que decorrem da integração numa estrutura de informação com os objetivos da RPA.

8. Quais são os requisitos pre-definidos para a adesão à RPA?

A adesão plena à RPA pressupõe o cumprimento de quatro tipos de requisitos:

     1. Administrativos: as entidades aderentes devem dispor de autono­mia adminis­trativa. Caso tal não se verifique, a adesão poderá ser solicitada pela respetiva entidade de tutela.

     2. Acesso: a presença de um sistema de arquivo é o requisito de base. As entidades aderentes devem disponibili­zar, através da RPA, recursos de informação arquivística de acesso livre. A quantidade, o tipo e a qualidade dos conteúdos fica ao inteiro crité­rio e é da inteira responsabilidade das entidades aderentes.

     3. Técnicos: materializados na descrição da documentação, que deve respeitar um conjunto de normas pré definidas.

     4. Funcionais: com o objetivo de assegurar o funcionamento de um portal de pesquisa e localização de recursos a partir da RPA, que funciona como ponto agregador de acesso aos recursos arquivísticos disponibilizados pelas entidades aderen­tes, é obrigatório que estas disponham de uma implementação do protocolo OAI-PMH.

Para obter informação detalhada sobre cada um deles, consulte a rubrica Regulamento da RPA.

9. Quais a s normas e as orientações estritamente obrigatórias para que uma entidade possa aderir à RPA?

10. Existem outros tipos de adesão à RPA, para além da plena?

Existe a possibilidade de uma fase de pré adesão, de duração variável, durante a qual a entidade que pretende integrar a rede desenvolve trabalho para obter as condições requeridas.

11. Foi prevista a possibilidade de uma entidade que pretenda aderir à RPA solicitar apoio ao órgão de coordenação para a obtenção das condições requeridas?

Sim. As entidades que assim o desejem podem solicitar apoio técnico ao órgão de coordenação, mas apenas para a implementação dos requisitos técnicos. Para a verificação do cumprimento / incumprimento, por parte dos seus repositórios, dos requisitos técnicos mínimos de adesão à RPA, as entidades podem recorrer ao Módulo de verificação de conformidade.

O órgão coordenador não se responsabiliza pelo fornecimento de nenhum tipo de consultoria informática às entidades aderentes para o cumprimento de requisitos mínimos de adesão.

12. Como funciona o Módulo de verificação de conformidade?

Neste módulo as entidades registam informação sobre o seu repositório, o nome da entidade que o administra e os interfaces Web e OAI. Inicia-se então um processo de recolha e validação dos meta dados do respetivo repositório. Deste processo resulta um relatório, contendo dados estatísticos sobre o repositório e a listagem das eventuais anomalias.

Caso pretenda, pode aceder ao Módulo de verificação de conformidade.

13. Quais as obrigações das entidades aderentes à RPA?

São obrigações das entidades aderentes:

a) Contribuir ativamente para a melhoria da RPA, através da disponibilização e partilha de recursos de informação arquivística de acesso livre;

b) Respeitar os requisitos administrativos, de acesso, técnicos e funcionais de adesão à RPA, cons­tantes do respetivo Regulamento;

c) Contribuir para o cumprimento dos objetivos de curto, médio e longo prazo definidos no âmbito da RPA e dos respetivos Planos anuais de actividades.

14. Quais os direitos das entidades aderentes à RPA?

São direitos das entidades aderentes:

a) Integrar a lista pública, sistematizada e atualizada, das entidades aderentes à RPA, ou qualquer outra estrutura de informação específica a criada para o efeito, da responsabilidade do órgão de coordenação, difun­dida no sítio web da RPA ou do FNAA, com a finalidade de as promover, facultar e potenciar o acesso à informação arquivística que disponibilizam;

b) Aceder e usufruir dos serviços disponibilizados pela RPA;

15. Qual a entidade que tem a seu cargo a coordenação da RPA?

A entidade que coordena a RPA é a Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas (DGLAB).

16. Quais as obrigações da entidade que funciona como órgão de coordenação da RPA?

O órgão de coordenação tem como funções, no âmbito da rede:

a) Manter um sítio web que funcione como portal de acesso à RPA;

b) Assegurar a manutenção técnica e financeira da RPA;

c) Definir objetivos de curto, médio e longo prazo a adotar pela RPA e elaborar e publicar, no respetivo sítio web, os Plano e Relatório anuais de actividades;

d) Recolher, gerir e publicar, no sítio web da RPA, indicadores relativos ao desempenho da RPA;

e) Assegurar modelos de articulação entre as entidades aderentes, bem como a verificação do cum­primento dos requisitos de adesão à RPA, e acionar medidas corretivas quando os mesmos não forem cumpridos;

f) Desenvolver e manter um conjunto de serviços utilizáveis pelas entidades aderentes;

g) Salvaguardar e identificar com precisão os “direitos de propriedade” e garantir a identificação dos recursos de informação arquivística disponibilizados pelas entidades aderentes;

h) Incluir os dados das entidades aderentes na lista pública, sistematizada e atualizada, dos aderentes à RPA, ou em qualquer outra estrutura de informação específica criada para o efeito, da responsabilidade do órgão de coordenação, difundida no sítio web da RPA, com a finalidade de a promover, facultar e potenciar o acesso à informação arquivística que disponibiliza;

i) Organizar as reuniões bianuais a realizar com o Conselho de Entidades Aderentes, previstas no Regulamento da RPA.

17. Como se pode dar início ao processo de adesão à RPA?

O processo de adesão tem início com o preenchimento de formulário de adesão, dirigido ao órgão de coordenação da rede. O mesmo deve ser preenchido e remetido, via e-mail, para o endereço nele indicado.

18. Quais os passos que se seguem para tornar efetiva a adesão?

1. Pedido de adesão à RPA, por parte da entidade requerente;

    2. Análise do processo de adesão e elaboração e comunicação, por parte do órgão de coordenação da RPA, do relatório técnico ao requerente;

    3. Ações a desenvolver quando a entidade requerente cumpre os requisitos míni­mos para a adesão;

    4. Ações a desenvolver quando a entidade requerente não cumpre os requisitos mínimos para a adesão e aceita a implementação das recomendações do órgão de coordenação da RPA.

    5. Ações a desenvolver quando a entidade requerente não cumpre os requisitos mínimos de adesão e não aceita ou não tem possibilidades de implementar as recomendações.

Para obter informação detalhada sobre cada um deles, consulte a rubrica Aderir à RPA.

19. Qual a informação acessível através da RPA?

As entidades informacionais, sobre as quais será criada, gerida e disponibilizada informação, decorrerão da interação do órgão de coordenação da rede com o conjunto das entidades aderentes. Destacam-se as seguintes:

1. Repositórios de informação arquivística pertencentes às entidades aderentes.

2. Diretório de entidades aderentes.

     3. Ficheiro Nacional de Autoridades Arquivísticas (FNAA);

     3.1. Módulo de Entidades Produtora (MEP);

     3.2. Módulo de Entidades Detentoras (MED);

     3.3. Módulo de Entidades Aderentes (MEA);

     3.4. Módulo de Funções (MF);

     3.5. Módulo de Registo Patrimonial de Classificação (MRPC);

     3.6. Módulo de Recursos Externos (MRE);

     3.7. Relações internas, quando estabelecidas entre as entidades FNAA; relações externas, quando estabelecidas entre as entidades FNAA e os recursos informativos de outros repositórios.

Para obter informação detalhada sobre cada um deles, consulte Conteúdos da RPA.

20. Quais os principais serviços disponibilizados através da RPA?

No âmbito da RPA são disponibilizados diferentes tipos de serviços:

21. Os serviços disponibilizados na RPA são pagos?

Os serviços prestados no âmbito da RPA poderão ser cobrados de acordo com uma tabela pré-definida. No caso de serviços fornecidos especificamente por entidades aderentes, a responsabilidade de cobrança e a respetiva tabela incide exclusivamente sobre essas entidades.

22. Quem é responsável pela qualidade dos serviços e dos produtos disponibilizados na RPA?

São responsáveis as entidades que disponibilizam esses mesmos serviços e conteúdos.

Última Actualização: 20 de Novembro de 2013