Pesquisa: autoridades arquivísticas
O repositório nacional de autoridades arquivísticas garantirá a recuperação e o acesso às descrições das diferentes entidades que o integram:
1. Produtoras, pessoas coletivas, singulares e famílias, ativas ou extintas, na sua qualidade de produtoras ou colecionadoras de documentação de arquivo;
– Detentoras, um tipo específico de entidades produtoras. Correspondem aos serviços de arquivo, mas podem igualmente corresponder às bibliotecas, aos museus ou a quaisquer outras entidades, desde que detentoras de documentação de arquivo;
– Aderentes à RPA, elas próprias produtoras e/ou detentoras de documentação de arquivo;
2. Registos patrimoniais de classificação, destinados à referenciação e gestão dos processos, desencadeados pelo órgão de coordenação da política arquivística nacional, relativamente à identificação e classificação de património arquivístico;
3. Recursos externos, conjunto de registos de descrição sumária de recursos informativos que, embora exteriores ao repositório, se encontram relacionados com as entidades nele descritas. Os produtores, entre os quais se incluem os detentores e os aderentes, e as respetivas funções, relacionam-se com as descrições da documentação de arquivo por eles produzida, colecionada ou detida; com as descrições da documentação bibliográfica de que são autores, colecionadores ou assunto; com as descrições dos recursos museológicos por eles produzidos, colecionados ou detidos; entre outros.
4. Através da consulta dos registos será ainda possível obter informação sobre: relações internas, estabelecidas entre as entidades que integram o repositório; relações externas, estabelecidas entre estas e os recursos externos ao repositório (arquivísticos, biblioteconómicos, museológicos, entre outros).
Pode visualizar o diagrama onde se encontra representado, de forma esquemática, o conjunto das entidades que integram o repositório, bem como as respetivas relações, internas e externas. Espera-se que brevemente seja possível aceder-lhes.
Os objetivos gerais do repositório são os seguintes:
- Contextualizar a produção e utilização da documentação de arquivo;
- Funcionar como um instrumento de referência para as entidades descritas;
- Permitir o acesso a informação contida na documentação de conservação definitiva, mas também da que se encontra ainda nas administrações produtoras e que dela necessitam para o seu regular funcionamento;
- Promover uma abordagem integrada dos arquivos.
Os seus objetivos específicos são:
- Reunir intelectualmente documentação produzida por um mesmo produtor, mas dispersa por diferentes entidades detentoras;
- Aceder à descrição e, eventualmente, às imagens dessa documentação, através do Portal Português de Arquivos (PPA), e dos sítios Web das respetivas entidades detentoras;
- Localizar as entidades onde se encontra a documentação;
- Contactar as entidades detentoras da documentação, no sentido de averiguar como a forma de lhe aceder.
A SUBMISSÃO DE PROPOSTAS
Os utilizadores registados poderão apresentar propostas de criação ou revisão/atualização de registos de autoridades arquivísticas.
Terminado o preenchimento on line do formulário, o mesmo poderá ser remetido à entidade responsável pela manutenção do repositório, que procederá à sua análise, pronunciando-se sobre a sua aceitação ou não aceitação, esta última sempre devidamente fundamentada. A decisão e a respetiva justificação serão comunicadas ao proponente. Em caso de dúvida, está previsto o pedido de esclarecimentos complementares ao proponente que, em qualquer dos casos, deve ser sempre identificada de forma clara e inequívoca.
Pode visualizar o diagrama representativo do fluxo de aprovação de propostas.
As propostas de criação de novos registos serão analisadas segundo diferentes critérios, tendo em conta as entidades a que se reportam. Para que possam integrar o repositório as pessoas coletivas, singulares ou famílias devem ser produtoras de Fundos. Tal implica o cumprimento dos requisitos abaixo enunciados.
a. Entidades produtoras, entre as quais se contam as detentoras e as aderentes à RPA:
Pessoas coletivas públicas
- Possuir um nome e existência jurídica, decorrente de uma lei ou decreto, precisos e datados (O);
- Apresentar atribuições precisas e estáveis, definidas por um texto com valor legal (O);
- Deter uma posição precisa numa hierarquia administrativa;
- Ter poder de decisão para a resolução de assuntos que tocam às suas competências (O);
- Apresentar uma orgânica interna definida.
Pessoas coletivas privadas:
- Possuir identidade: nome e objetivos;
- Possuir autonomia para a resolução de assuntos que tocam às suas competências;
- Possuir um sistema independente de controlo da documentação produzida.
Pessoas singulares e famílias
- Ter uma identidade conhecida;
- Possuir um sistema independente de controlo da documentação produzida.
(Estes critérios são apresentados de forma mais detalhada no documento Modelo para um Ficheiro Nacional de Autoridades Arquivísticas (FNAA).
b. Registos patrimoniais de classificação
- Critérios definidos com base na Lei n.º 107/2001. In D.R. n.º 209, Série I-A de 2001-09-08, que estabelece as bases da política e do regime de proteção e valorização do património cultural, mais precisamente nos Artigos 17.º Critérios genéricos de apreciação; 82.º Critérios para a proteção do património arquivístico; e 90.º Património fotográfico.
Uma vez validada uma proposta, proceder-se-á à sua introdução no repositório ou, caso se trate de uma proposta de alteração a um registo já existente, à sua alteração.
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