Conteúdos da RPA
A RPA é constituída pelos seguintes conteúdos:
1. Repositórios de informação arquivística pertencentes às entidades aderentes. Conjuntos de meta informação relativa a registos de descrição arquivística aos quais podem estar associados conteúdos de imagem. Estes repositórios são mantidos pelas respetivas entidades detentoras, sendo acedidos a partir do PPA.
Para além dos recursos de informação arquivística de acesso livre disponibilizados pelas entidades aderentes, serão disponibilizadas, no âmbito da rede, outras entidades informacionais geridas pelo órgão de coordenação da RPA e decorrentes da interação do referido órgão de coordenação com o conjunto das entidades aderentes:
2. Repositório nacional de informação relativa a autoridades arquivísticas. Estruturante da informação disponibilizada na rede e construído de forma faseada, é da responsabilidade do órgão de coordenação da RPA e destinado a todos os seus utilizadores. Funciona como entidade agregadora de referência de autoridades relativas a produtores de documentação de arquivo. As referências normalizadas, unívocas e persistentes relativas a organizações poderão ser usadas numa perspetiva transversal de apoio à Administração, como fontes interativas para alimentar registos integrados em sistemas e processos de gestão documental. Dada a dimensão e heterogeneidade da informação passível de ser considerada, contemplará a relativa aos seguintes conteúdos:
2.1. Entidades Produtoras. Viabiliza a pesquisa por pessoa coletiva, pessoa singular e família, tornando possível relacionar estas entidades com recursos (arquivísticos ou outros) fisicamente dispersos por diferentes entidades detentoras. Identifica e descreve, de forma unívoca, produtores (ativos ou extintos) colecionadores, autores, colaboradores ou destinatários de documentação de arquivo; as relações que entre eles se estabelecem; as relações entre eles e a documentação de arquivo, classificada ou não; as relações entre eles e outros tipos de recursos.
2.2. Entidades Detentoras. Correspondem a um tipo específico de entidades produtoras. Esta informação permite facultar o acesso on line ao conjunto de entidades detentoras de documentação de arquivo, identificá-las e descrevê-las de forma unívoca e relacioná-las com a descrição da documentação que detêm.
2.3. Entidades Aderentes. Correspondem a um tipo específico de entidades produtoras. Esta informação permite facultar o acesso on line ao conjunto de entidades aderentes à RPA, sendo relevante para a sua gestão.
2.4. Registo Patrimonial de Classificação. Informação da responsabilidade do órgão de coordenação da rede. Referencia e gere os processos desencadeados pelo órgão de coordenação da política arquivística nacional relativamente à identificação e classificação de património arquivístico. Articula-se com informação relativa a entidades detentoras e produtores e com os repositórios de informação das entidades aderentes.
2.6. Recursos Externos. Informação da responsabilidade do órgão de coordenação da rede, corresponde à descrição sumária de recursos informativos relacionados com as entidades produtoras: documentação de arquivo produzida, colecionada ou detida; documentação bibliográfica de que são autores, colecionadores ou assunto; recursos museológicos por elas produzidos, colecionados ou detidos; etc.
2.7. Podem ainda referir-se as relações: internas, quando estabelecidas entre as entidades do repositório nacional de informação relativa a autoridades arquivísticas; externas, quando estabelecidas estas entidades e os recursos informativos de outros repositórios.
A responsabilidade da gestão do repositório nacional de informação relativa a autoridades arquivísticas cabe ao órgão de coordenação da rede. Este órgão, no entanto, espera contar com a participação dos utilizadores que queiram contribuir com propostas concretas de criação de novos registos, ou de atualização dos já existentes. Serão disponibilizados, para o efeito, formulários específicos para cada uma das diferentes entidades informacionais contempladas. As propostas a receber serão avaliadas, com o objetivo de apurar se cumprem os requisitos considerados necessários à sua integração. Caso tal se verifique, serão aceites.
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